REGULAMIN UCZESTNICTWA W KONFERENCJ AUTOEVENT 

dalej zwany „Regulaminem”

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.  Przedmiotowy Regulamin określa warunki uczestnictwa w konferencji AutoEvent 2024, która odbędzie się w dniach 03-05.06.2024r w Hotel Arłamów**** Arłamów 1, 38-700 Arłamów.
2. Organizatorem konferencji AutoEvent jest Polska Izba Motoryzacji z siedzibą w Warszawie, ul. Grażyny 13, 02-548 Warszawa, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000114514, REGON: 010919327, NIP: 521-108-50-036
   
   II. ZGŁOSZENIE I WARUNKI UCZESTNICTWA W KONFERENCJI AUTOEVENT
3.  Osoba chcąca wziąć udział w konferencji AutoEvent zobowiązana jest do:
    a) zarejestrowania się na stronie autoevent.pl , przy czym niezbędnym elementem dokonania zgłoszenia uczestnictwa jest akceptacja Regulaminu oraz wyrażenie zgody na przetwarzanie  danych  osobowych  Uczestnika  na  potrzeby  uczestnictwa w konferencji AutoEvent.
   b) dokonania opłaty rejestracyjnej w wysokości podanej przez Organizatora w terminie 7 dni po otrzymaniu faktury VAT.
4. Użytkownik oświadcza, że wszystkie dane przekazane w Formularzu Rejestracyjnym są prawidłowe i zgodne z prawdą. Uczestnik jest uprawniony do osobistego uczestnictwa w konferencji AutoEvent. 
5. Uczestnik, który wypełnił Formularz Rejestracyjny i przesłał go do Organizatora zobowiązany jest do zapłaty opłaty rejestracyjnej. 
6. Opłatę rejestracyjną, należy dokonać przelewem bankowym nie później niż 7 dni od daty wystawienia faktury na rachunek bankowy: ING Bank Śląski 23 1050 1054 1000 0005 0149 0981
7. Rezygnacji z uczestnictwa można dokonywać jedynie w formie pisemnej na adres sekretariat@pim.org.pl , do 24 maja 2024 r. Nie wzięcie udziału w konferencji AutoEvent powoduje obciążenie pełnymi kosztami udziału. Nie dokonanie płatności nie jest jednoznaczne z rezygnacją. 
8. Opłata rejestracyjna dla członka PIM obowiązuje firmy, które przynależą do Polskiej Izby Motoryzacji i nie zalegają z opłatami składek członkowskich. 
9. Organizator oświadcza, że jest płatnikiem podatku od towarów i usług VAT oraz jest uprawniony do wystawiania i otrzymywania faktur VAT. Uczestnik upoważnia Polską Izbę Motoryzacji w Warszawie do wystawiania faktur VAT bez podpisu osoby upoważnionej z naszej strony do otrzymania faktury. Oświadczenie jest ważne do chwili powiadomienia o ewentualnych zmianach w nim zawartych. 
10. Opłata rejestracyjna obejmuje udział w konferencji AutoEvent, poczęstunek podczas przerwy kawowej, lunch oraz udział w biesiadzie wieczornej w chacie grillowej oraz na Wieczornej Gali. Opłata rejestracyjna nie obejmuje kosztów dojazdu i ewentualnego zakwaterowania, Uczestnik pokrywa je we własnym zakresie. 
11. Liczba miejsc przeznaczonych dla Uczestników konferencji AutoEvent jest O udziale w spotkaniu decyduje kolejność zgłoszeń oraz data wpływu opłaty rejestracyjnej na rachunek bankowy Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy Uczestnikom wzięcia udział w konferencji w sytuacji:
    1. braku wolnych miejsc,
    2. braku uiszczenia opłaty rejestracyjnej,
    3. lub z innych ważnych powodów.

Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy uczestnictwa w wydarzeniu bez podania konkretnej przyczyny.

12. Każdy Uczestnik konferencji AutoEvent zobowiązany jest do przestrzegania przepisów prawa, Regulaminu oraz zasad etykiety. W trakcie konferencji, Uczestnik zobowiązany jest stosować się do ewentualnych poleceń porządkowych Organizatora.

13. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z konferencją

III. PRZEBIEG KONFERENCJI AUTOEVENT

14. Konferencja AutoEvent będzie realizowana w oparciu o przygotowany i opublikowany Program. Organizator jest uprawniony do zmiany Programu, w tym prelegentów w przypadku, w którym organizacja konferencji AutoEvent zgodnie z pierwotnym Programem jest obiektywnie niemożliwa lub utrudniona. W takiej sytuacji zmieniona część Programu będzie odpowiadać swoim zakresem i jakością pierwotnej części Programu. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.

15. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przesunięcia terminu konferencji AutoEvent w sytuacji, gdy nie zostanie osiągnięta wystarczająca liczba Uczestników, jak również w przypadku zaistnienia sytuacji losowych, siły wyższej lub z innych ważnych powodów.

16. W przypadku odwołania konferencji AutoEvent z winy Organizatora opłata rejestracyjna zostaje zwrócona Uczestnikowi w całości. W przypadku odwołania konferencji AutoEvent Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności finansowej lub prawnej za powstałe po stronie Uczestnika koszty związane z zaplanowanym uczestnictwem w wydarzeniu.

17. Podczas konferencji AutoEvent Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg konferencji dla celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, internet, prasa) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora. Uczestnictwo w konferencji AutoEvent jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez Organizatora, podmioty z nim powiązane wizerunku/głosu/wypowiedzi każdego z Uczestników we wszystkich materiałach promocyjnych i marketingowych bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.

IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

18. Wszelkie pytania i uwagi dotyczące funkcjonowania konferencji AutoEvent winny być zgłaszane na adres e-mail: sekretariat@pim.org.pl lub pod numerem telefonu 22 845 01 40 

19. Każdy Uczestnik oświadcza, iż zapoznał się z treścią niniejszego Regulaminu i akceptuje jego
20. Przesłanie wypełnionego Formularza Zgłoszeniowego jest równocześnie potwierdzeniem zapoznania się z niniejszym Regulaminem.

21. Przepisy niniejszego  Regulaminu  stanowią  integralną  część  zgłoszenia  uczestnictwa i obowiązują wszystkich Uczestników. Dane osobowe Uczestnika podane w Formularzu Zgłoszeniowym będą przetwarzane przez Organizatora zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa.

22. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu Cywilnego

23. Regulamin niniejszy obowiązuje od momentu jego Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie. Wszelkie zmiany stają się obowiązujące w momencie ich opublikowania na tej stronie.

KLAUZULA INFORMACYJNA

 Informujemy, że administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Izba Motoryzacji z siedzibą w Warszawie, ul. Grażyny 13, 02-548 Warszawa, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym dla m.st Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000114514 o numerach REGON: 010919327, NIP: 521-108-50-36

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o treść art. 6 ust. 1 pkt a, pkt c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Przysługuje Pani/ Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo do żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na przetwarzanie danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane osobowe będą przetwarzane nie dłużej jednak niż przez okres 2 (dwóch) lat od daty złożenia zgłoszenia uczestnictwa.

Pani/Pana dane osobowe Polska Izba Motoryzacji z siedzibą w Warszawie może przechowywać dla celów ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przez okres 3 (trzech) lat.

W przypadku zaistnienia wątpliwości lub jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Polską Izbę Motoryzacji z siedzibą w Warszawie, prosimy o kontakt pod adresem e-mail: sekretariat@pim.org.pl

 

Klauzule

1. Upoważniamy Polską Izbę Motoryzacji i Polską Izbę Motoryzacji Consulting Sp. z o.o. do wystawienia faktury VAT bez naszego podpisu. Oświadczam, że zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dn.15.12.97 w sprawie podatku od towarów i usług (Dz.U.Nr 156, poz. 1024 z późniejszymi zmianami), jesteśmy uprawnieni do otrzymywania faktur VAT.
2. Oświadczam, że jestem uprawniony do wyrażenia powyższych zgód na przesyłanie informacji handlowej oraz wykorzystywanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących, w imieniu podmiotu, do którego należą wskazane w powyższym zgłoszeniu numery telefonów i adres email.
3. Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną informacji handlowych w rozumieniu Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną o treści marketingowej pochodzących od Polskiej Izby Motoryzacji i Polską Izbę Motoryzacji Consulting Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Grażyny 13, 02-548 Warszawa.
4. Wyrażam zgodę na wykorzystywanie przez Polską Izbę Motoryzacji z siedzibą w Warszawie (02-548 Warszawa ul. Grażyny 13) i Polską Izbę Motoryzacji Consulting Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-548 Warszawa ul. Grażyny 15) telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 16 lipca 2014 r. – Prawo telekomunikacyjne.
5. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Polską Izbę Motoryzacji z siedzibą w Warszawie (02-548 Warszawa ul. Grażyny 13) i Polską Izbę Motoryzacji Consulting Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-548 Warszawa ul. Grażyny 15) w celach marketingowych.

Klauzula informacyjna

Szanowni Państwo,

dbając o przejrzystość oraz poprawność prowadzonych przez nas działań, związanych z przygotowywaną kolejną, szesnastej już edycją konferencji AutoEvent 2020, a także wychodząc naprzeciw regulacjom Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych o raz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz ustawy o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r., pragniemy poinformować o tym, kto, na jakiej podstawie oraz jak przetwarza Państwa dane osobowe.

Poniżej znajdziecie Państwo informacje oraz odpowiedzi na pytania dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych.

Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane dane osobowe jest Polska Izba Motoryzacji ul. Grażyny 13, 02-548 Warszawa, NIP 521-108-50-36, REGON 010919327 zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000114514, tel. +48 22 845-01-40, która jest organizatorem konferencji AutoEvent oraz wszelkich praw do konferencji, w tym znaku towarowego

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Państwa danych osobowych?

Jeśli, po zapoznaniu się z poniższą informacją, będziecie Państwo mieli pytania lub wątpliwości związane z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy o skontaktowanie się z nami na adres poczty e-mail: sekretariat@pim.org.pl

Skąd mamy Państwa dane?

Otrzymaliśmy je w postaci wypełnionego przez Państwa formularza zgłoszeniowego na poprzednie edycje konferencji AutoEvent lub formularza newslettera, dostępnych na naszej stronie internetowej.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych?

Przetwarzamy powierzone nam dane osobowe, aby przesłać Państwu ofertę i zapewnić jak najlepsze warunki udziału w konferencji oraz przesyłać newsletter zawierający bieżące informacje o przygotowaniach do niego.

Podstawą przetwarzania przez nas danych osobowych jest Państwa zgoda.

Jakie macie Państwo uprawnienia wobec konferencji AutoEvent i Polskiej Izby Motoryzacji w zakresie przetwarzania danych?

Gwarantujemy spełnienie wszystkich przysługujących Państwu praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, tj. dostęp do danych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania w sytuacji ustania celu, dla których zostały zebrane.

Z uprawnień tych możecie Państwo skorzystać między innymi:

• kiedy zauważycie Państwo, że dane są niekompletne lub nieprawdziwe w odniesieniu do żądania sprostowania danych,

• gdy dane nie będą już niezbędne do osiągnięcia celów, dla których zostały zebrane, możecie Państwo cofnąć swoja zgodę na przetwarzanie danych lub zgłosić sprzeciw wobec ich przetwarzania,

• kiedy zauważycie Państwo, że dane są nieprawidłowe możecie zażądać ograniczenia  przetwarzania danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych.

Ponadto możecie Państwo żądać ograniczenia przetwarzania jeśli:

• dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie
  będziecie chcieli, aby zostały usunięte lub
• dane nie będą nam już potrzebne, ale mogą być
  potrzebne Państwu do obrony lub dochodzenia roszczeń lub wniesienia sprzeciwu
  wobec przetwarzania danych.

Ponadto, macie Państwo prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych do organu nadzorczego czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Kiedy możecie Państwo cofnąć swoją zgodę na przetwarzanie danych?

Zgoda może być cofnięta w dowolnym momencie drogą elektroniczną: sekretariat@pim.org.pl lub telefonicznie: +48 22 845-01-40

Jak długo będą przez nas przetwarzane Państwa dane?

Dane osobowe są przetwarzane przez nas do czasu kiedy uznacie Państwo, że nie chcecie korzystać z naszych usług i cofniecie swoją zgodę.

Kto ma dostęp do Państwa danych?

Dane osobowe są przetwarzane przez pracowników Polskiej Izby Motoryzacji, którzy zostali do tego upoważnieni oraz odpowiednio przeszkoleni. Państwa dane osobowe są również powierzane współpracującym z nami przy organizacji Kongresu podmiotom zapewniającym:

• wysokie bezpieczeństwo systemów IT przetwarzających dane osobowe oraz

• adekwatne do Państwa potrzeb usługi: hotelowe, cateringowe oraz informacyjne.

Ponadto informujemy, że dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich. Dane osobowe nie są profilowane ani nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji.