REGULAMIN

1. Postanowienia ogólne

1.1    Konferencja AutoEvent, zwana dalej Konferencją, odbywa się w dniach 12-14 czerwca 2019 r. Hotel Ossa Congres & SPA. Rawa Mazowiecka, Ossa 1
Oficjalna strona konferencji znajduję się pod adresem internetowym: www.autoevent.pl

1.2    Organizatorem Konferencji jest Polska Izba Motoryzacji, zwana dalej Organizatorem, 02-548 Warszawa, ul. Grażyny 13, NIP 521-108-50-36, REGON 010919327, KRS 0000114514, www.pim.org.pl

2. Zgłoszenie uczestnictwa

2.1    W celu dokonania zgłoszenia udziału w Konferencji wymagane jest kompletne wypełnienie formularza systemu rejestracji on-line znajdującego się na stronie www.autoevent.pl

2.2    Warunkiem uzyskania prawa do uczestniczenia w Konferencji jest spełnienie warunku wskazanego w pkt 2.1 oraz warunku wskazanego w pkt 5.1 Regulaminu. Spełnienie powyższych warunków oznacza akceptację bez zastrzeżeń postanowień niniejszego Regulaminu.

2.3    Organizator zastrzega sobie prawo do wykreślenia z listy osób zalegających z płatnościami oraz osób pracujących na rzecz firm prowadzących działalność konkurencyjną.

2.4    Koszt uczestnictwa podany jest na stronie www.autoevent.pl

2.5    Rejestrującym się w terminach promocyjnych przysługuje niższa stawka cenowa na uczestnictwo zgodnie z informacją umieszczoną na stronie www.autoevent.pl

2.6    Zgłoszeń należy dokonać najpóźniej w dniu 6 czerwca 2019 roku.

3. Organizacja konferencji

3.1    Wykłady w ramach Konferencji odbywają się wg. programu Konferencji publikowanego na stronie internetowej Konferencji.

3.2    Prelegenci oraz tematy wystąpień na Konferencję, zostały potwierdzone aczkolwiek z przyczyn niezależnych od Organizatora mogą nastąpić zmiany lub odwołania prelegentów i zatwierdzonych tematów oraz godzin wystąpień. Dlatego też Organizator zastrzega sobie prawo do zmian lub modyfikacji programowych jeśli wystąpi taka konieczność. Wszelkie modyfikacje lub dalsze zmiany będą zamieszczone na bieżąco na stronie Konferencji.

3.3. W ramach zgłoszonego uczestnictwa Organizator udostępnia Uczestnikom Konferencji:
–    udział w wykładach i dyskusjach panelowych
–    możliwość spotkań z przedstawicielami wystawców
–    możliwość rozmów biznesowych między Uczestnikami Konferencji w ramach organizowanych spotkań kooperacyjnych (B2B), jednocześnie Organizator nie bierze odpowiedzialności za wyniki tych rozmów oraz frekwencje osób uczestniczących w nich.

3.4    Organizator zapewnia w trakcie konferencji i bankietów wieczornych: wyżywienie, poczęstunki, napoje zimne i gorące

3.5    Każdy Uczestnik otrzymuje materiały konferencyjne oraz identyfikatory imienne

3.6    Zabronione jest rozkładanie ulotek reklamowych, folderów i katalogów oraz innych elementów pełniących funkcję reklamy na terenie całego obiektu konferencyjnego bez uzgodnienia z Organizatorem.

4.  Stoiska wystawiennicze

4.1    Wykupienie powierzchni wystawienniczej odbywa się za pomocą odrębnego formularza, poprzez który należy dokonać zakupu stoiska. Formularz zamówienia znajduje się na stronie www.autoevent.pl

4.2    Montaż stoisk odbywa się dnia 12.06.2019 w godzinach 6:00-22:00.

4.3    W przypadku wykupienia przestrzeni wystawienniczej wraz z elementami wyposażenia zapewnianymi przez Organizatora, Organizator zobowiązuje się przygotować stoisko wystawiennicze i oddać do dyspozycji wystawcy w dniu 12.06.2019 do godziny 17:00

4.4    Wystawca zobowiązuje się zakończyć przygotowania i prace na stoiskach do dnia 13.06.2019 do godziny 8:00.

4.5    Organizator zapewnia doprowadzenie instalacji elektrycznej do granicy stoiska

4.6    Rozmieszczenie niestandardowych elementów wyposażenia na stoisku np. maszyn, urządzeń przedmiotów wielkogabarytowych oraz przedmiotów których nacisk (ciężar) na 1 m2 jest większy niż 400 kg wymaga wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorem.

4.7    Wystawca nie może przytwierdzać do konstrukcji budynku i jego wyposażenia żadnych elementów, w tym zabronione jest przyklejanie plakatów taśmą, zawieszanie elementów stoiska na linkach i żyłkach oraz wbijanie gwoździ.

4.8    Wystawca nie może przekroczyć wyznaczonej powierzchni wystawienniczej i rozmieszczać elementów poza jej granicami.

4.9    Demontaż stoisk odbywa się dnia 14.06.2019 po godzinie 16:00

4.10    Wystawca zobowiązany jest przywrócić zajmowaną powierzchnię do stanu poprzedniego. Pozostawione elementy wyposażenia stoiska, bez powiadomienia Organizatora, a nie usunięte przez wystawcę w czasie demontażu, uważa się za mienie porzucone.

4.11    Za szkody wyrządzone w trakcie ustawiania elementów stoisk i ich demontażu, lub do których dojdzie w trakcie konferencji z powodu niewłaściwego zabezpieczenia wyposażenia stoisk, odpowiada wystawca.

4.12    Zabrania się zajmowania powierzchni samowolnie, prowadzenia akcji reklamowych poza wynajętym stoiskiem.

5. Opłaty i płatności

5.1    Rejestrujący jest zobowiązany do dokonania opłaty związanej z udziałem w Konferencji wg stawek ustalonych przez Organizatora. Opłaty dokonuje się przelewem bankowym na podstawie otrzymanej faktury pro forma, w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury, na poniższy rachunek bankowy: Bank Gospodarki Żywnościowej S.A. IBAN PL 79 2030 0045 1110 0000 0252 7570 SWIFT CODE – GOPZPLPW

5.2    Aby skorzystać ze zniżek należy dokonać rejestracji w wyznaczonym przez Organizatora terminie promocyjnym (pkt. 2.4)

5.3    Cena dla członka PIM obowiązuje firmy, które przynależą do Polskiej Izby Motoryzacji minimum 6 miesięcy i nie zalegają z opłatami składek członkowskich.

5.4    Przeliczenie cen z obcej waluty na PLN dokonywane jest wg aktualnego średniego kursu walutowego ustalonego przez NBP, z dnia przesłania zgłoszenia udziału

5.5    Dokonanie wszystkich płatności w wymaganych niniejszym Regulaminem terminach jest warunkiem uczestnictwa w konferencji.

5.6 Bezkosztowa rezygnacja z uczestnictwa w konferencji AutoEvent do 30 maja 2018

6. Postanowienia końcowe

6.1    Uczestnicy konferencji zobowiązani są do samodzielnej rezerwacji miejsc noclegowych

6.2    Uczestnicy mogą skorzystać ze specjalnej zniżki na rezerwacje pokoi w Hotelu Ossa Congres & SPA Ossa 1, Rawa Mazowiecka pod warunkiem podania hasła „autoevent”. Za udzielenie zniżek odpowiedzialny jest Hotel.

6.3    Wszyscy uczestnicy konferencji mają możliwość bezpłatnego skorzystania z parkingu hotelowego na czas trwania Konferencji.

6.4    Koszt przejazdu i zakwaterowania Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

6.5    Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.

6.6    Organizator nie ponosi odpowiedzialności za mienie oraz rzeczy Uczestników, które zostaną uszkodzone, utracone, skradzione lub zgubione oraz za szkody wyrządzone przez Uczestników i spowodowane siła wyższą.

6.7    W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.

6.8    Wszelkie sprawy sporne Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo i rzeczowo.

7. Oświadczenia

7.1    Uczestnik Konferencji oświadcza, iż dane w formularzu zgłoszenia udziału w Konferencji są prawdziwe.

7.2    Uczestnik Konferencji wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w zgłoszeniu do celów informacyjnych i marketingowych na potrzeby Polskiej Izby Motoryzacji oraz Partnerów Konferencji AutoEvent 2019.

7.3    Uczestnik Konferencji wyraża zgodę na wykorzystywanie zdjęć ze swoim wizerunkiem w celach marketingowych, promocyjnych, reklamowych na potrzeby Polskiej Izby Motoryzacji.

7.4    Osoba rejestrująca jest zobowiązana do poinformowania uczestnika Konferencji o jego prawach i obowiązkach.

7.5    Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem postanowień niniejszego Regulaminu.

Niniejszy Regulamin obowiązuje od 01 lutego 2019 roku.

Klauzule

  1. Upoważniamy Polską Izbę Motoryzacji i Polską Izbę Motoryzacji Consulting Sp. z o.o. do wystawienia faktury VAT bez naszego podpisu. Oświadczam, że zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dn.15.12.97 w sprawie podatku od towarów i usług (Dz.U.Nr 156, poz. 1024 z późniejszymi zmianami), jesteśmy uprawnieni do otrzymywania faktur VAT.
  2. Oświadczam, że jestem uprawniony do wyrażenia powyższych zgód na przesyłanie informacji handlowej oraz wykorzystywanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących, w imieniu podmiotu, do którego należą wskazane w powyższym zgłoszeniu numery telefonów i adres email.
  3. Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną informacji handlowych w rozumieniu Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną o treści marketingowej pochodzących od Polskiej Izby Motoryzacji i Polską Izbę Motoryzacji Consulting Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Grażyny 13, 02-548 Warszawa.
  4. Wyrażam zgodę na wykorzystywanie przez Polską Izbę Motoryzacji z siedzibą w Warszawie (02-548 Warszawa ul. Grażyny 13) i Polską Izbę Motoryzacji Consulting Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-548 Warszawa ul. Grażyny 15) telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 16 lipca 2014 r. – Prawo telekomunikacyjne.
  5. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Polską Izbę Motoryzacji z siedzibą w Warszawie (02-548 Warszawa ul. Grażyny 13) i Polską Izbę Motoryzacji Consulting Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-548 Warszawa ul. Grażyny 15) w celach marketingowych.

Klauzula informacyjna

Szanowni Państwo,

dbając o przejrzystość oraz poprawność prowadzonych przez nas działań, związanych z przygotowywaną kolejną, piętnastą już edycją konferencji AutoEvent 2019, a także wychodząc naprzeciw regulacjom Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych o raz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz ustawy o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r., pragniemy poinformować o tym, kto, na jakiej podstawie oraz jak przetwarza Państwa dane osobowe.

Poniżej znajdziecie Państwo informacje oraz odpowiedzi na pytania dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych.

Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane dane osobowe jest Polska Izba Motoryzacji ul. Grażyny 13, 02-548 Warszawa, NIP 521-108-50-36, REGON 010919327 zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000114514, tel. +48 22 845-01-40, która jest organizatorem konferencji AutoEvent oraz wszelkich praw do konferencji, w tym znaku towarowego

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Państwa danych osobowych?

Jeśli, po zapoznaniu się z poniższą informacją, będziecie Państwo mieli pytania lub wątpliwości związane z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy o skontaktowanie się z nami na adres poczty e-mail: sekretariat@pim.org.pl

Skąd mamy Państwa dane?

Otrzymaliśmy je w postaci wypełnionego przez Państwa formularza zgłoszeniowego na poprzednie edycje konferencji AutoEvent lub formularza newslettera, dostępnych na naszej stronie internetowej.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych?

Przetwarzamy powierzone nam dane osobowe, aby przesłać Państwu ofertę i zapewnić jak najlepsze warunki udziału w konferencji oraz przesyłać newsletter zawierający bieżące informacje o przygotowaniach do niego.

Podstawą przetwarzania przez nas danych osobowych jest Państwa zgoda.

Jakie macie Państwo uprawnienia wobec konferencji AutoEvent i Polskiej Izby Motoryzacji w zakresie przetwarzania danych?

Gwarantujemy spełnienie wszystkich przysługujących Państwu praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, tj. dostęp do danych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania w sytuacji ustania celu, dla których zostały zebrane.

Z uprawnień tych możecie Państwo skorzystać między innymi:

• kiedy zauważycie Państwo, że dane są niekompletne lub nieprawdziwe w odniesieniu do żądania sprostowania danych,

• gdy dane nie będą już niezbędne do osiągnięcia celów, dla których zostały zebrane, możecie Państwo cofnąć swoja zgodę na przetwarzanie danych lub zgłosić sprzeciw wobec ich przetwarzania,

• kiedy zauważycie Państwo, że dane są nieprawidłowe możecie zażądać ograniczenia  przetwarzania danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych.

Ponadto możecie Państwo żądać ograniczenia przetwarzania jeśli:

  • dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będziecie chcieli, aby zostały usunięte lub
  • dane nie będą nam już potrzebne, ale mogą być potrzebne Państwu do obrony lub dochodzenia roszczeń lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Ponadto, macie Państwo prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych do organu nadzorczego czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Kiedy możecie Państwo cofnąć swoją zgodę na przetwarzanie danych?

Zgoda może być cofnięta w dowolnym momencie drogą elektroniczną: sekretariat@pim.org.pl lub telefonicznie: +48 22 845-01-40

Jak długo będą przez nas przetwarzane Państwa dane?

Dane osobowe są przetwarzane przez nas do czasu kiedy uznacie Państwo, że nie chcecie korzystać z naszych usług i cofniecie swoją zgodę.

Kto ma dostęp do Państwa danych?

Dane osobowe są przetwarzane przez pracowników Polskiej Izby Motoryzacji, którzy zostali do tego upoważnieni oraz odpowiednio przeszkoleni. Państwa dane osobowe są również powierzane współpracującym z nami przy organizacji Kongresu podmiotom zapewniającym:

• wysokie bezpieczeństwo systemów IT przetwarzających dane osobowe oraz

• adekwatne do Państwa potrzeb usługi: hotelowe, cateringowe oraz informacyjne.

Ponadto informujemy, że dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich. Dane osobowe nie są profilowane ani nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji.